Privacyverklaring

1. Inleiding

Het Kennisinstituut van Medisch Specialisten B.V. (“het Kennisinstituut”) zet zijn expertise in voor kwaliteitsverbetering van medisch-specialistische zorg in Nederland. Dit doet het vanuit de overtuiging dat elke patiënt goede zorg moet krijgen, afgestemd op zijn zorgbehoefte, verleend door een professional in een daarvoor passende setting. Het Kennisinstituut is een zelfstandige vennootschap; de Federatie Medisch Specialisten (“de Federatie”) is enig aandeelhouder van het Kennisinstituut.
Het Kennisinstituut is gevestigd aan de Mercatorlaan 1200 (3528 BL) te Utrecht en is ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 56689543. 
Het Kennisinstituut is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die het Kennisinstituut:
- zelf verzamelt of doordat u deze uit eigen beweging aan het Kennisinstituut verstrekt, zoals via overeenkomsten of correspondentie, deelname in een werkgroep of uw betrokkenheid bij of deelname aan door het Kennisinstituut georganiseerde activiteiten (bijvoorbeeld congres of training) 
- verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van het Kennisinstituut, de Richtlijnendatabase of andere (digitale) kanalen (o.a. de website en app)
- ontvangt van organisaties (bijvoorbeeld de Federatie of een wetenschappelijke vereniging) namens welke u deelneemt in een werkgroep.
De leden van werkgroepen van het Kennisinstituut alsmede de bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen moeten erop kunnen vertrouwen dat het Kennisinstituut zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. Het Kennisinstituut is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, en transparantie.
In deze privacyverklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van u ontvangen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.

2. Persoonsgegevens, doeleinden en verwerkingsgronden

Categorieën van persoonsgegevens 

Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een geboortedatum of e-mailadres zijn. Het Kennisinstituut verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens:
Categorieën van persoonsgegevens.
1. NAW-gegevens (voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; titel; privéadres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land)
2. Overige persoonskenmerken (geslacht)
3. Specialismegegevens ((medisch) specialisme(n); naam wetenschappelijke vereniging; naam organisatie/instelling waar aangeslotene werkzaam is)
4. Communicatiegegevens (telefoonnummers (mobiel); e-mail)
5. Administratiegegevens (bankgegevens; BSN)


Doeleinden van de gegevensverwerking

Het Kennisinstituut verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:  

1. Voor het voeren van een administratie van het Kennisinstituut en ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van het Kennisinstituut.
2. Om contact te kunnen onderhouden met en tussen de leden en (plaatsvervangend) vertegenwoordigers in werkgroepen.
3. Om aan zijn financiële verplichtingen jegens u te voldoen. Deze financiële verplichtingen -waaronder vacatiegelden en reiskostenvergoeding - vloeien voort uit het feit dat u zitting heeft genomen in een werkgroep.
4. Voor historische, statistische, en archiefdoeleinden.
5. Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van de website of andere (digitale) kanalen.
Grondslagen van de gegevensverwerking

Het Kennisinstituut waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:

1. De verwerking van uw persoonsgegevens is door het Kennisinstituut noodzakelijk in het kader van het feit dat u lid bent geworden van een werkgroep of commissie ten behoeve van het Kennisinstituut. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van een overeenkomst die u bent aangegaan met het Kennisinstituut.
2. Het Kennisinstituut verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van het Kennisinstituut en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van het Kennisinstituut.
3. Indien het Kennisinstituut uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijke toestemming.
Het Kennisinstituut maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens en/of tot stand is gekomen met toepassing van profiling. 

3. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Het Kennisinstituut gaat discreet en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zal uw gegevens nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming verstrekken aan derden voor (direct) marketingdoeleinden. Het Kennisinstituut verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden om aan zijn verplichtingen tegenover u te kunnen voldoen, om ervoor te zorgen dat derden aan hun verplichtingen jegens u kunnen voldoen of omdat het Kennisinstituut daartoe wettelijk is gehouden.
Zo kan het Kennisinstituut in voorkomende gevallen uw persoonsgegevens verstrekken aan de Federatie, een wetenschappelijke vereniging of (andere) beroepsorganisatie indien u namens een van deze partijen  deelneemt aan een werkgroep en wordt betrokken bij het uitvoeren van kwaliteitsprojecten en -beleid.
Voor de wijze waarop de Federatie en een wetenschappelijke vereniging omgaan met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar de privacyverklaringen van de Federatie https://www.demedischspecialist.nl/privacyverklaring en van de betreffende wetenschappelijke vereniging.
Wij kunnen voorts derden inschakelen die ten behoeve van het Kennisinstituut uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden zijn verwerkers van het Kennisinstituut en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van het Kennisinstituut en voor geen enkel ander doel. Indien het Kennisinstituut verwerkers inschakelt zal het altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerken en het Kennisinstituut daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker. 
Wij verstrekken uw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.


4. Bewaartermijnen

Uw gegevens worden in ieder geval opgeslagen gedurende de tijd dat u deelneemt aan een werkgroep of betrokken bent bij of deelneemt aan activiteiten. Uw persoonsgegevens worden na het beëindigen van uw deelname aan een werkgroep niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt of zolang het Kennisinstituut bij wet verplicht is om te doen. Daarna wordt een minimale set van uw persoonsgegevens nog slechts bewaard voor archief- en statistische doeleinden.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

Het Kennisinstituut treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.
Binnen het Kennisinstituut kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie noodzakelijkerwijs toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een contractuele geheimhoudingsplicht.


6. Voor bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen

Cookies

Het Kennisinstituut maakt op zijn websites en app gebruik van cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van zijn websites en app. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of telefoon worden opgeslagen en bij volgende bezoeken aan de websites worden teruggestuurd naar de server. Door gebruik te maken van onze websites of app kunnen cookies worden geplaatst en kan door het Kennisinstituut toegang tot die cookies worden verkregen. Cookies kunnen uw computer, tablet of telefoon of bestanden die daarop staan niet beschadigen.
Wij gebruiken zowel eigen cookies (first party cookies) als cookies van derden (third party cookies bijvoorbeeld van YouTube of Vimeo, om het mogelijk te maken (embedded) video’s op onze website te tonen. Eigen cookies zijn door of voor ons gemaakt, worden door ons op uw computer, tablet of telefoon geplaatst en alleen wij hebben toegang tot deze cookies. Cookies van derden worden door deze derden gemaakt en geplaatst en alleen de derde partij heeft toegang tot die cookies. Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud en werking van cookies van derden en zijn daarvoor ook niet verantwoordelijk. Zowel eigen cookies als cookies van derden kunnen tijdelijk of permanent op uw computer, tablet of telefoon worden geplaatst.

Google Analytics

Het Kennisinstituut maakt gebruik van Google Analytics om meer te weten te komen over het gebruik van zijn websites en app. Google Analytics plaatst permanente cookies op uw computer, tablet of telefoon. De door de cookies verzamelde gegevens worden door Google geanalyseerd en de resultaten worden aan het Kennisinstituut ter beschikking gesteld. Op basis van deze analyses kan het Kennisinstituut aanpassingen maken op zijn websites, app en service.
Sociale media buttons
Op de websites wordt gebruik gemaakt van sociale media buttons, bijvoorbeeld van Twitter. Via deze buttons kunt u informatie van de websites delen met anderen of aanbevelen. Via de sociale media buttons worden door derde partijen cookies geplaatst. Deze cookies kunnen uw gebruiksgemak optimaliseren maar ook uw surfgedrag volgen.
Via uw browser kunt u de instellingen voor het plaatsen van cookies aanpassen. U kunt uw instellingen zo aanpassen dat u tijdens het volgende bezoek aan de websites of app geen cookies ontvangt of dat u een melding krijgt wanneer er nieuwe cookies naar uw computer, tablet of telefoon worden gestuurd. Ook kunt u via uw browser cookies verwijderen. Indien u ervoor kiest om cookies uit te schakelen kan het zo zijn dat u niet meer van alle mogelijkheden van de websites of app van het Kennisinstituut gebruik kunt maken. Raadpleeg uw browserinstructies of de “help”-functie van uw browser om meer te weten te komen over de instellingen en het verwijderen van cookies.

Links naar andere websites

Op de websites kunnen links staan naar andere websites waar het Kennisinstituut geen toezicht op houdt. Het Kennisinstituut is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites.


7. Reglement verwerking persoonsgegevens en wijzigingen van ons privacybeleid

De Federatie werkt in afstemming met haar leden (de wetenschappelijke verenigingen) aan een Reglement Verwerking Persoonsgegevens (“RVP”) om de jegens elkaar geldende rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden vast te leggen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van de leden en de aangeslotenen.
Indien de Federatie en haar leden tot implementatie van een RVP komen, bestaat de mogelijkheid dat het Kennisinstituut zich voor wat betreft de wijze waarop het persoonsgegevens verwerkt, conformeert aan het RVP. In dat geval zal in deze privacyverklaring een verwijzing naar het RVP worden opgenomen.
Het Kennisinstituut kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen conform de daarvoor geldende (statutaire) regelingen en procedures. Indien de wijzigingen voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij deze wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar, bijvoorbeeld door dit op de website bekend te maken.

8. Uw rechten

U heeft het recht het Kennisinstituut te verzoeken om:
- inzage te geven in uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer);
- uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer) -bij voorkeur via uw  wetenschappelijke vereniging- te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
- uw persoonsgegevens te beperken en/of;
- uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde.
 
Indien en voor zover het Kennisinstituut uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. 
Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door het Kennisinstituut bezwaar te maken. 
Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval informeren. 
U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Contact

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of indien u onjuistheden en/of onvolkomenheden signaleert op websites stellen wij het op erg op prijs als u dit bij ons meldt. U kunt contact met ons opnemen via: secretariaat@kennisinstituut.nl.

Versie: 25 mei 2018